Agenda alv 7 december 2016

Agenda voor de 65e ledenvergadering (jaarvergadering) van Tennisvereniging Bosch en Duin, op woensdag 7 december 2016, 20.00 uur, in het clubhuis aan de Dennenweg 6 in Bosch en Duin.

 

1.          Opening

2.         Ingekomen stukken en mededelingen

3.         Goedkeuring notulen 63e en 64e ledenvergadering van respectievelijk 12 januari 2015 en 1 februari 2016 *

4.         Jaarverslag 2015 – 2016

4.1              toelichting

4.2              ledenenquête

4.3              vaststelling jaarverslag 2015 – 2016

5.         Financieel verslag 2015 – 2016

5.1       toelichting

5.2       verslag kascommissie

5.3       goedkeuring financieel verslag 2015 – 2016

6.         Decharge bestuur voor het in 2015 – 2016 gevoerde financiële beleid

7.         Begroting 2016 – 2017

7.1              toelichting door de penningmeester

7.2.            vaststelling begroting 2016 – 2017

8.         Benoeming kascommissie **

9.         Vaststelling contributies en entreegelden voor het nieuwe verenigingsjaar

10.       Vaststelling evenementenkalender 2017 ***

11.        Bespreking barplanning 2017 ****

12.        Voorstellen van het bestuur: 

12.1             groot onderhoud tennisbanen *****

12.2            goedkeuring visie beleidsplan ******

12.3      continuering samenwerking bridgeclub de Dubbelaar *******

13.        Voorstellen ingediend door tenminste vijf stemgerechtigde leden tezamen

14.        Verkiezing bestuursleden ********

15.        Rondvraag

16.        Sluiting.

 

*                Alle stukken zijn te vinden op www.tennisboschenduin.nl onder: alv stukken 2016.

**              De huidige kascommissie bestaat uit twee leden Fred Griffejoen en Max Pietersma. Ter benoeming tot nieuw lid van de                     kascommissie, in plaats van aftredend lid Fred Griffejoen, wordt door het bestuur voorgesteld:  – Gilbert Dix.

***             De concept evenementenagenda 2017 is te vinden op www.tennisboschenduin.nl onder: alv stukken 2016.

****           Er moet nog een keuze worden gemaakt om de barbezetting in 2017 rond te krijgen. Deze is momenteel nog onderwerp                    van gesprek in het bestuur. 

                   Een toelichting op de barplanning 2017 is uiterlijk 23 november te vinden op www.tennisboschenduin.nl onder: alv                          stukken 2016.

 

*****     Toelichting groot onderhoud tennisbanen

De laatste tijd hebben wij veel last van plassen op de tennisbanen. Door de lange droogtijd kan er langer dan noodzakelijk niet gespeeld worden.

Er zijn door de leden veel suggesties gedaan hoe dit op te lossen. Variërend van geheel nieuwe banen van b.v. gravel tot renovatie van de huidige banen. Voor Canada Tenn tennisbanen geldt dat de regenafvoer voor 90 procent plaats moet vinden door goed afschot van de banen.

De ondergrond van onze banen is nog in prima staat. De banen zijn in oktober ingemeten en liggen nog goed op afschot.

Alleen zitten er op diverse plekken oneffenheden in het oppervlak waardoor er plassen ontstaan. Het duurt te lang voordat deze plassen zijn opgedroogd. Daarnaast is de belijning versleten.

Op basis van advies van ons onderhoudsbedrijf  Wijnbergen Sportbouw komt het bestuur tot de conclusie dat groot onderhoud van onze Canada-Tenn banen de beste oplossing is. Kiezen voor een nieuwe ondergrond is financieel niet verantwoord en technisch ook niet nodig.

Voorstel

Het voorstel is om de banen waar nodig uit te vlakken en om nieuwe belijning aan te brengen (type Geniala, kleur geel). De werkzaamheden kunnen vanaf januari worden uitgevoerd, waarbij telkens twee banen tegelijkertijd worden aangepakt. Een en ander is wel afhankelijk van het weer op dat moment. Fa. Wijnbergen schat in dat er maximaal 1 week nodig is per 2 banen. De werkzaamheden zijn geoffreerd voor € 27.152,– incl. btw. De benodigde hoeveelheid Canada-Tenn is hierbij verrekenbaar. Wij verwachten dat de totale kosten onder de € 30.000 zullen blijven.

Gevraagde beslissing

Het bestuur vraagt de alv in te stemmen met bovenstaand voorstel voor groot onderhoud van de tennisbanen tot een bedrag van maximaal € 30.000,–.

 

******       Toelichting visie/missie van de vereniging 

Door de maatschappelijke trends en het gegeven dat mensen vaak meerdere interesses hebben die ze willen verkennen en daardoor geen jarenlang lidmaatschap van één vereniging willen, is er een structureel teruglopend ledenaantal binnen nagenoeg alle tennisverenigingen in Nederland en helaas ook bij TVBD. Het aflopend ledenaantal, alsmede de vergrijzing zal op de langere termijn gevolgen hebben voor het voortbestaan van de vereniging. De financiën kunnen uiteindelijk onder druk komen te staan.

Na een aantal ‘vette’ jaren waar onze tennisvereniging nauwelijks activiteiten verrichtte om leden te werven, is het nu belangrijk om leden te werven en vooral te behouden, te boeien en te binden. Dit vraagt een andere werkwijze. Er zal nog meer een beroep gedaan worden op vrijwilligers, terwijl de bereidheid afneemt. De club vraagt haar leden actief te zijn in extra activiteiten om een bruisende vereniging te blijven.

TVBD wil een vereniging zijn waar tennis in de breedste zin van het  woord wordt beoefend en iedereen zich met belangstelling voor tennis thuis voelt. Er is ruimte voor zowel de recreatiespeler als de prestatiegerichte speler. Met betrekking tot het ledental zal het  accent  liggen op ledenbehoud. Er zullen echter wel activiteiten plaats moeten vinden om meer jongeren aan het tennissen te krijgen. Gezinnen met kinderen kunnen bevorderen dat er een gezonde mix bestaat tussen oud en jong. TVBD wil haar ledenaantal in ieder geval handhaven en gaat alles in het werk stellen om nog met 100 leden te groeien.

TVBD wil een goed georganiseerde, financieel gezonde vereniging zijn. Ons mooie tennispark, met goed onderhouden banen en een aantrekkelijk clubhuis met goede voorzieningen, vormt een prima basis voor de toekomst. Goede enthousiaste trainers en actieve vrijwilligers zijn nodig om de vereniging te laten bruisen.

TVBD is een vereniging waar gedacht wordt in kansen en mogelijkheden. Er is ruimte voor initiatieven van de leden. Hierdoor is er dynamiek binnen de vereniging.

Kortom: TVBD is een actieve vereniging waar je bij wilt horen en aan bij wilt dragen!

Verzoek

Het bestuur vraagt de alv om in te stemmen met deze visie/missie.

 

*******      Toelichting continuering samenwerking bridgeclub de Dubbelaar

Ten behoeve van bridgebijeenkomsten in ons clubgebouw op maandagmiddag is met bridgevereniging ‘de Dubbelaar’ een gebruiksovereenkomst gesloten. Deze overeenkomst geldt voor bepaalde tijd namelijk in de periode 26 september 2016 tot en met maart 2017. Afgesproken is dat in februari 2017 de overeenkomst wordt geëvalueerd.

Voorstel. Gelet op de goede ervaringen tot nu toe en het financieel belang voor onze vereniging stelt het bestuur voor om de overeenkomst met de Dubbelaar te verlengen met een periode van 1 jaar.

                 

********    Uit het Huishoudelijke Reglement TVBD

Artikel 11 Kandidaatstelling voor functies

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen persoon geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering door inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat.

Artikel 12 Stemming over personen

Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat gesteld is op de wijze als bij de statuten en dit huishoudelijk reglement is geregeld. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.

Het stellen van kandidaten voor een nieuw bestuur kan door het bestuur en/of door tenminste tien seniorleden en/of ereleden en/of of leden van verdienste, door inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk op 5 januari 2016.

Door het bestuur worden kandidaat gesteld:

– Jaap Romijn, voorzitter barcommissie;

– Theo Paauw, penningmeester en

– Dion Batterman, voorzitter jeugdcommissie.

1 Reactie tot "Agenda alv 7 december 2016"


Wil je iets delen?

Een beetje html is OK